Autor: kancelaria

Dyskusja o AI w kancelariach prawnych wciąż często koncentruje się na pracy prawników – automatyzacji analizy dokumentów, researchu czy przygotowywaniu projektów pism.

Z perspektywy operacyjnej widać jednak wyraźnie, że równie istotna – a często bardziej odczuwalna – transformacja zachodzi w obszarze administracji.

To właśnie tam technologia najczęściej styka się z codziennym funkcjonowaniem organizacji.

Administracja w kancelarii to nie tylko wsparcie. To obszar odpowiedzialny za sprawne działanie całego systemu: obieg dokumentów, komunikację z klientami, procesy finansowe, HR oraz koordynację pracy zespołów.

W praktyce oznacza to dużą liczbę powtarzalnych czynności, wysoką odpowiedzialność za jakość i konieczność działania pod presją czasu.

W połowie 2026 roku AI przestaje być już nowością. W wielu kancelariach stała się elementem codziennej pracy, a głównym wyzwaniem nie jest pytanie, czy z niej korzystać, lecz jak robić to efektywnie, bezpiecznie i w sposób przynoszący realną wartość biznesową.

Największe korzyści nadal widoczne są w takich obszarach jak:

• zarządzanie dokumentacją – automatyczna klasyfikacja dokumentów, wyszukiwanie informacji, weryfikacja danych i wsparcie obiegu dokumentów,
• komunikacja – przygotowywanie, porządkowanie i podsumowywanie korespondencji oraz wsparcie komunikacji wewnętrznej,
• finanse i billing – dokładniejsze przypisywanie kosztów, ograniczenie liczby błędów i większa kontrola nad procesami,
• HR – usprawnienie rekrutacji, onboardingu oraz tworzenia materiałów szkoleniowych i procedur.

Efekty są coraz łatwiejsze do zmierzenia: krótszy czas realizacji zadań, większa spójność procesów, ograniczenie liczby błędów oraz możliwość skoncentrowania się przez pracowników na zadaniach wymagających doświadczenia i podejmowania decyzji.

Najważniejsza zmiana nie dotyczy jednak samej technologii, lecz roli zespołów administracyjnych.

Coraz wyraźniej obserwujemy przesunięcie:

od wykonywania powtarzalnych czynności → do zarządzania procesami, danymi i narzędziami.

Zespoły administracyjne coraz częściej:

• identyfikują procesy wymagające optymalizacji,
• współprojektują rozwiązania z działami IT i dostawcami technologii,
• pełnią rolę łącznika między biznesem, prawnikami i technologią,
• wspierają rozwój standardów wykorzystania AI w organizacji,
• mają realny wpływ na efektywność operacyjną kancelarii.

Jednocześnie doświadczenia ostatnich kilkunastu miesięcy pokazują, że największym wyzwaniem nie jest już sama technologia.

Znacznie większego znaczenia nabrały kwestie takie jak:

• budowanie kompetencji związanych z wykorzystaniem AI,
• tworzenie spójnych zasad i standardów korzystania z narzędzi,
• bezpieczeństwo i poufność danych,
• odpowiedzialność za jakość rezultatów generowanych przez AI,
• skuteczne zarządzanie zmianą w organizacji.

Dlatego dziś kluczowe pytanie nie brzmi już: „Czy wdrażamy AI?”, lecz: „Jak wykorzystać AI w sposób odpowiedzialny, bezpieczny i zgodny z celami biznesowymi kancelarii?”

Z perspektywy operacyjnej najlepiej sprawdzają się wdrożenia, które:

• rozpoczynają się od konkretnych, mierzalnych procesów,
• angażują zespoły administracyjne w projektowanie rozwiązań,
• łączą perspektywę biznesową, operacyjną i technologiczną,
• uwzględniają aspekty bezpieczeństwa, zgodności i zarządzania zmianą,
• traktują AI jako element długofalowego rozwoju organizacji, a nie jednorazowy projekt technologiczny.

AI nie eliminuje roli administracji. Wręcz przeciwnie – wzmacnia jej znaczenie.

Zespoły wsparcia coraz częściej stają się partnerem biznesowym odpowiedzialnym nie tylko za sprawność operacyjną, ale również za rozwój procesów, wdrażanie innowacji i budowanie przewagi konkurencyjnej kancelarii.

To właśnie od jakości tych działań w coraz większym stopniu zależy, jak efektywnie, bezpiecznie i skalowalnie funkcjonuje nowoczesna kancelaria.

I choć ta zmiana rzadko trafia na pierwsze strony branżowych publikacji, to właśnie ona w dużej mierze decyduje o tym, które organizacje potrafią najlepiej wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji.

Jaki jest okres oczekiwania na zatwierdzenie takiego wniosku?

W dobie informatyzacji postpowania restrukturyzacyjnego, której momentem zwrotnym było uruchomienie Krajowego Rejestru Zadłużonych w roku 2021, znaczna część procedur została przeniesiona do systemu teleinformatycznego. Konsekwencją tego było również umieszczanie tam akt postępowania, do których dostęp mają od tego momentu uczestnicy, którzy uzyskali dostęp do ich przeglądania. Na pytanie do kogo należy kierować wnioski o dostęp do akt postępowania, odpowiedź może się okazać zróżnicowana w zależności od etapu postępowania, a także trybu, w którym jest prowadzone.

Punktem wyjścia jest moment złożenia wniosku o zatwierdzenie układu przez dłużnika. Przed złożeniem powyższego wniosku akta postępowania prowadzi nadzorca układu (zarządca), zaś po jego złożeniu wniosek winno się składać do Sędziego-komisarza. Innym zagadnienie jest poprawne wskazanie adresata wniosku. W postępowaniu o zatwierdzenie układu, postępowaniu układowym, a także przyspieszonym postępowaniu układowym wniosek o dostęp do akt należy kierować do nadzorcy układu, zaś w postępowaniu sanacyjnym na drodze wyjątku organem właściwym do rozpoznania wniosku jest sąd. Wszystkie czynności należy dokonywać na dedykowanym formularzu w KRZ, udostępnionym dla użytkowników zalogowanych w zakładce „Nowy wniosek”. Warto tu zaznaczyć, że dostęp do akt w formie elektronicznej nie podlega opłacie sądowej.

Przepisy restrukturyzacyjne nie wskazują konkretnego terminu na rozpatrzenie wniosku. Mimo iż dostęp do akt powinien zostać przyznany niezwłocznie, terminy mogą ulec wydłużeniu. Ważne jest w takich sytuacjach, aby pozostawać w kontakcie z nadzorcą celem przyspieszenia procesu. Analogicznie sądowe Biura Obsługi Interesanta również powinny być zawiadamiane o sytuacji, co może zapobiec przewlekłości.

Przypadek nieuczciwego działania dłużnika nie jest rzadkością w realiach obrotu gospodarczego. Umyślność przejawia się celowym podaniem nieprawdziwych informacji o majątku lub zatajeniu istotnych faktów. Taka sytuacja może rodzić wątpliwości z perspektywy wierzyciela, który w toku postępowania restrukturyzacyjnego poweźmie informację o nieuczciwych działaniach dłużnika, co daje podstawę do uchylenia układu.

Należy zaznaczyć, że ustawa Prawo restrukturyzacyjne penalizuje składanie przez dłużnika nieprawdziwych informacji w celu ich wykorzystania w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Zatajanie informacji mających istotne znaczenie lub nieudostępnianie posiadanych danych i dokumentów jest konsekwencją ogólnego obowiązku dłużnika do składania pełnych i zgodnych z prawdą informacji przydatnych w postępowaniu. Dłużnik jest również pouczany przez nadzorcę układu o odpowiedzialności karnej za niedopełnienie tego obowiązku. Działanie to jest bowiem sprzeczne z dobrymi obyczajami i powinno być, według ustawodawcy, objęte sankcją karną.

Analizując jednak możliwość uchylenia układu, należy w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na ustawowe przesłanki warunkujące takie rozstrzygnięcie. Przepis wskazuje jednoznacznie, że uchylenie układu jest możliwe, jeżeli dłużnik nie wykonuje postanowień układu albo jest oczywiste, że układ nie będzie wykonany. Podkreślenia wymaga, że uchylenie układu z innych przyczyn jest niedopuszczalne. Ustawa przewiduje zatem wąski zakres sytuacji podlegających uwzględnieniu w tej materii, przy czym podanie przez dłużnika nieprawdziwych informacji może dawać podstawy do pociągnięcia go do odpowiedzialności karnej. Uchylenie zaś samego układu może być konsekwencją wyroku karnego, który da podstawy do zaistnienia takiego stanu rzeczy, że wypełnione zostały ustawowe przesłanki do uznania tego stanu rzeczy.

Jeszcze kilka lat temu większość dokumentów była przechowywana w segregatorach, spotkania odbywały się wyłącznie w kancelarii, a podpisanie umowy wymagało osobistej obecności stron. Dziś świat wygląda zupełnie inaczej. Pojawia się więc pytanie: czy kancelaria prawna powinna podążać za „modą”, czy raczej pozostać przy sprawdzonych rozwiązaniach?

Odpowiedź jest prostsza, niż mogłoby się wydawać. Nie chodzi o podążanie za modą. Chodzi o podążanie za zmianami, które realnie wpływają na sposób funkcjonowania klientów i biznesu.

Cyfrowe dokumenty – nowy standard

Coraz więcej przedsiębiorstw rezygnuje z papierowego obiegu dokumentów. Umowy, pełnomocnictwa, raporty czy dokumentacja korporacyjna funkcjonują w formie elektronicznej. Dzięki temu dostęp do informacji jest szybszy, bezpieczniejszy i bardziej efektywny. Nowoczesna kancelaria nie powinna być jedynie odbiorcą tych zmian. Powinna aktywnie wspierać klientów w cyfrowym zarządzaniu dokumentacją oraz dostosowywać własne procesy do współczesnych standardów.

Spotkania online – oszczędność czasu i większa dostępność

Pandemia przyspieszyła rozwój pracy zdalnej, ale spotkania online pozostały z nami na stałe. Klienci oczekują dziś możliwości konsultacji bez konieczności dojazdu do kancelarii. Wideokonferencje pozwalają szybciej reagować na potrzeby klientów, prowadzić rozmowy z partnerami biznesowymi z różnych miast i krajów oraz efektywniej zarządzać czasem. Nie zastępują wszystkich spotkań osobistych, ale stanowią ważne uzupełnienie nowoczesnej obsługi prawnej.

Sztuczna inteligencja w kancelarii

AI budzi wiele emocji. Jedni widzą w niej zagrożenie, inni ogromną szansę. W praktyce sztuczna inteligencja nie zastąpi prawnika, ale może znacząco wspierać jego pracę. Analiza dokumentów, wyszukiwanie informacji, przygotowywanie projektów pism czy porządkowanie danych – to obszary, w których nowoczesne narzędzia mogą zwiększyć efektywność działania kancelarii. Dzięki temu prawnicy mogą poświęcić więcej czasu na to, co najważniejsze: strategię, analizę ryzyka i indywidualne doradztwo dla klienta.

Systemy zarządzania kancelarią

Rosnąca liczba spraw, dokumentów i terminów sprawia, że tradycyjne metody organizacji pracy często przestają być wystarczające. Systemy do zarządzania kancelarią umożliwiają kontrolę nad obiegiem dokumentów, harmonogramami, komunikacją z klientami oraz bezpieczeństwem danych. To nie tylko wygoda, ale również większa przejrzystość procesów i wyższa jakość obsługi.

Świat się zmienia. Klienci również.

Dzisiejszy klient oczekuje szybkiej komunikacji, łatwego dostępu do informacji i sprawnej obsługi. Nie oznacza to rezygnacji z profesjonalizmu czy relacji opartych na zaufaniu. Oznacza natomiast konieczność wykorzystania narzędzi, które odpowiadają na współczesne potrzeby.

Nowoczesna kancelaria prawna nie podąża za modą. Podąża za rzeczywistością. Łączy wiedzę prawniczą z technologią, zachowując przy tym to, co w zawodzie prawnika najważniejsze – odpowiedzialność, doświadczenie i zaufanie. Bo choć technologie zmieniają sposób pracy, fundamenty dobrej obsługi prawnej pozostają niezmienne.

Czy w przypadku otwarcia kolejnego postępowania w stosunku do tego samego dłużnika każdorazowo powinniśmy prosić Nadzorcę Układu o upoważnienie, czy musi mieć ono określoną formę?

Jeśli tak, to jaką? Jakie dane powinny być w nim zawarte?

Stosownie do art. 36 ust. 2 Prawa Restrukturyzacyjnego dłużnik, który zawarł umowę z nadzorcą układu powinien udzielić mu pełnych i zgodnych z prawdą informacji w celu wykorzystania w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz udostępnić dokumenty dotyczące swojego majątku i zobowiązań, informacje te udzielane są pod rygorem odpowiedzialności karnej. W zakres tych informacji mogą wchodzić informacje o rachunkach bankowych dłużnika i historii transakcji. Generalnie więc to dłużnik powinien dostarczyć Nadzorcy układu najważniejsze informacje.

Nadzorca układu nie został objęty dyspozycją znowelizowanego art. 104 ust. 2 pkt 4c) Prawa Bankowego zgodnie z którym następuje obowiązek zachowania tajemnicy bankowej nie dotyczy przypadków udzielenie informacji objętych tajemnicą bankową nadzorcy sądowemu albo zarządcy wyznaczonym w postępowaniu restrukturyzacyjnym prowadzonym wobec podmiotu, którego te informacje dotyczą, w zakresie niezbędnym do wykonywania czynności w tym postępowaniu.

W związku z powyższym w celu uzyskania dostępu do informacji objętych tajemnica bankową dłużnik powinien upoważnić bank do przekazania określonych informacji wskazanej przez siebie osobie lub jednostce organizacyjnej.

Upoważnienie powinno zawierać dokładne dane dłużnika, dane osoby lub jednostki organizacyjnej, której udziela upoważnienia oraz zakres danych do przekazania których bank jest upoważniony przez dłużnika.

Prawo bankowe nie wymaga wprawdzie formy pisemnej upoważnienia (używa zwrotu, że powinno być udzielone „na piśmie”) jednakże dla ewentualnych celów dowodowych, w celu wykazania faktu udzielenie upoważnienia i jego zakresu powinno ono zostać udzielone w formie pisemnej. W przypadku udzielenia upoważnienia w formie elektronicznej powinno ono zostać zapisane przez bank na informatycznym nośniku danych, tj. materiale lub urządzeniu służącym do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej.

W przypadku otwarcia kolejnego postępowania wobec dłużnika powinien on udzielić bankowi kolejnego upoważnienia do przekazania określonych informacji, upoważnienie jest bowiem wyjątkiem od ogólnej zasady zachowania w tajemnicy wszystkich informacji dotyczących czynności bankowej.

Obejmowanie upoważnieniem kolejnych postępowań zbliżało by je do formy upoważnienia blankietowego, co jest niedopuszczalne, Ponadto skoro zgodnie z art. 104 ust. 2 pkt. 4c) Prawa Bankowego nadzorcy sądowemu albo zarządcy wyznaczonym w postępowaniu restrukturyzacyjnym udziela się informacji w zakresie niezbędnym do wykonywania czynności w tym postępowaniu, to jest to wskazówka, że ewentualne upoważnienie nie powinno obejmować dalszych postępowań.

Spadkobiercy załatwiający w bankach formalności po śmierci bliskiej osoby natrafiają na szereg trudności. Według Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, źródłem problemów mogą być nieprecyzyjne procedury samych banków. Część prawników zgadza się z tą oceną, są jednak głosy przeciwne, według których ciężko winić instytucje finansowe za to, że te przestrzegają powszechnie obowiązujących przepisów i zawartych przez siebie umów.

Łukasz Grzegorczyk, adwokat w Gardocki i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni zaznacza w rozmowie z prawo.pl, że z momentem śmierci posiadacza rachunku bankowego wygasa zarówno umowa prowadzenia rachunku, jak i pełnomocnictwa do rachunku. Z kolei zgromadzone na rachunku środki są objęte wspólnością majątku spadkowego aż do momentu działu spadku. Prawo bankowe nakłada obowiązek dołożenia szczególnej staranności w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa zgromadzonych pieniędzy. Banki, które go nie dochowają, mogą narazić się na odpowiedzialność odszkodowawczą.

Część kwestii „irytujących” spadkobierców jest właśnie pokłosiem powyższych ogólnie zarysowanych zasad i standardów – mówi mec. Grzegorczyk.

– Konieczność przedstawienia bankowi postanowienia sądu o nabyciu spadku lub aktu poświadczenia dziedziczenia jest praktyką, która leży w interesie wszystkich spadkobierców. Pozwala bowiem w sposób nie budzący wątpliwości zidentyfikować osoby uprawnione do składników majątkowych wchodzących w skład spadku – dodaje.

Jak tłumaczy, niezbędna bywa też blokada rachunku – zwłaszcza w sytuacji, gdy relacje rodzinne są skomplikowane, a część bliskich dysponuje kartą płatniczą zmarłego lub zna dane logowania do jego bankowości internetowej.

Przedsiębiorcy, którzy zawierają umowy przez internet, będą musieli umożliwić konsumentom odstąpienie od umowy za pomocą funkcji „odstąp od umowy tutaj” lub równoważnej. Wiąże się to ze zmianą interfejsu strony www. Zapowiadane wprowadzenie tego obowiązku już od 19 czerwca 2026 r. wydaje się jednak nierealne – zwłaszcza że stosowny projekt ustawy został przez rząd wycofany. Przed zmianami nie ma już jednak odwrotu.

Obowiązek udostępnienia funkcji prostego odstąpienia od umowy wynika z dyrektywy 2023/2673. Jej implementacja wymaga punktowych zmian w ustawie o prawach konsumentów. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów proponował, by nie pisać w tym celu projektu nowego aktu prawnego, tylko dołączyć stosowne przepisy do procedowanego już projektu ustawy o kredycie konsumenckim (UC82).

Rozwiązanie to dotyczy wszystkich rodzajów umów zawieranych na odległość, a nie tylko usług finansowych – zastrzegł w uzasadnieniu projektu UOKiK.

Wprowadzenie tych przepisów będzie oznaczać konieczność „przemeblowania” interfejsów przez e-sklepy i inne podmioty z sektora e-commerce. – Nie jest to wyłącznie kwestia kosmetycznej zmiany, lecz kolejny przykład regulacji, która wchodzi bezpośrednio w procedurę sprzedaży online, aplikacji mobilnych i obsługi posprzedażowej – zwraca uwagę Joanna Świątek, radca prawny w Gardocki i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni w rozmowie z prawo.pl.