Jak skutecznie wezwać dłużnika do zapłaty? Po jakim czasie przedawniają się niezapłacone faktury i jakie błędy mogą spowodować, że przedsiębiorca straci możliwość skutecznego dochodzenia pieniędzy? Na te i inne pytania odpowiada mec. Jan Świętoń w rozmowie z Dziennikiem Gazeta Prawna

Jeśli dłużnik twierdzi, że nie ma majątku to najlepsze narzędzia i możliwości do weryfikacji tych twierdzeń posiada komornik sądowy. Mimo tego, zjawisko uciekania z majątkiem występuje, występowało i będzie występować. Wspomniane przepisywanie majątku może spotkać skuteczną kontrakcję wierzyciela (…) – mówi radca prawny Jan Świętoń w wywiadzie dla serwisu gazetaprawna.pl.

Marta Pawłowska: Kontrahent nie zapłacił faktury w terminie. Od czego przedsiębiorca powinien zacząć i jak długo warto czekać z podjęciem działań?

Jan Świętoń: Gdy pojawi się opóźnienie w płatności faktury podejmijmy działania szybko, ale nie popadajmy w panikę. W pierwszej kolejności kontakt mailowy lub telefoniczny z kontrahentem powinien wystarczyć. Mogło przecież dojść do niedopatrzenia pracownika lub pomyłki. Jednak, jeśli pojawią się niejasne deklaracje, wątpliwe oświadczenia albo zgoła brak kontaktu powinna zapalić się czerwona lampka. W takiej sytuacji nie należy już zwlekać z podjęciem dalszych działań. Należy rozpocząć przygotowanie do wytoczenia sprawy sądowej oraz sporządzić stanowcze, przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jedną rzecz muszę podkreślić. Dobre przygotowanie do skutecznego dochodzenia należności przed sądem zaczyna się nie od pierwszej opóźnionej płatności kontrahenta, lecz już od momentu rozpoczęcia współpracy z danym kontrahentem. Klarowna umowa jasno określająca prawa i obowiązki stron to rzecz nieodzowna. Tak samo jak nieodzowne jest właściwe dokumentowanie wzajemnych świadczeń nawet wtedy, gdy współpraca układa się dobrze. To ułatwi, w momencie, kiedy już musimy iść do sądu, obronę naszych praw a sądowi umożliwi sprawniejsze wyrokowanie. Należy o tym pamiętać wcześniej niż w momencie sporządzania wezwania do zapłaty.

MP: Jak skutecznie wezwać dłużnika do zapłaty? Co powinno znaleźć się w takim wezwaniu, żeby później mogło pomóc w sądzie?

JŚ: W powszechnym obrocie nie przewiduje się żadnej szczególnej formy wezwania do zapłaty. Może to być wiadomość SMS, wiadomość mailowa, pismo z własnoręcznym podpisem albo chociażby bez podpisu, ale na papierze firmowym – co pozwala ustalić kto wezwanie wystawił – w rozumieniu art. 77² kodeksu cywilnego. Określona forma wezwania może wynikać jednak z przepisów szczególnych (np. wezwanie do zapłaty przed wypowiedzeniem umowy leasingu) lub samej umowy. Niezależnie od tego, którą formę wezwania wybierzemy należy pamiętać o tym, by móc fakt wezwania do zapłaty – a więc próbę polubownego rozwiązania sporu – wykazać przed sądem. Tak więc wzywając pisemnie należy zachować potwierdzenie nadania, wzywając drogą mailową należy maila wysłać na adres poczty elektronicznej wskazany w umowie jako przeznaczony do komunikacji itd. Dobrze sformułowane wezwanie zawiera informacje o tym kto i kogo wzywa. Ponadto powinno wskazywać, dlaczego wzywa, z jakiego tytułu wzywa oraz w jakim terminie. Stanowcze wezwanie do zapłaty potrafi sprawę załatwić i uniknąć drogi sądowej. Jeśli nie przyniesie skutku, przepisy procedury nakładają obowiązek poinformowania sądu, już w pozwie czy strony podjęły próbę pozasądowego sposobu rozwiązania sporu.

MP: Kiedy warto próbować negocjacji lub zawrzeć ugodę z dłużnikiem, a kiedy lepiej od razu skierować sprawę do sądu?

JŚ: Zawarcie ugody przynosi wymierne korzyści. Pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Czas, który przeznaczony byłby na postępowanie sądowe. Pieniądze, które należałoby ponieść np. na opłatę sądową czy inne wydatki. Co więcej – zawarcie ugody przynosi korzyści także wtedy, gdy ugoda przestaje być wykonywana przez dłużnika. Wydaje się to sprzeczne, więc już wyjaśniam. Prawidłowo sporządzona ugoda stanowi pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu. To oznacza, że wierzyciel ma możliwość złożenia pozwu w postępowaniu nakazowym – analogicznie jak z weksla. Opłata od pozwu w postępowaniu nakazowym wynosi czwartą część opłaty stosunkowej – duża oszczędność. Co więcej, jeśli sąd wyda nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym stanowi on tytuł zabezpieczenia, wykonalny bez nadawania mu klauzuli wykonalności. Na nasz wniosek zatem komornik będzie mógł zabezpieczyć kwotę stwierdzoną nakazem do czasu prawomocnego rozstrzygnięcia postępowania. Warto zawrzeć w ugodzie postanowienie mówiące o tym, że uchybienie w terminie płatności chociażby jednej raty powoduje zniesienie warunków ugody w całości. W innym przypadku mogłoby dojść do sytuacji w której mimo, że dłużnik przestał płacić, wierzyciel może dochodzić jedynie tych rat, których termin już upłynął. Ugoda ma wiele zalet, ale z drugiej strony skierowanie sprawy od razu do sądu na pewno jest uzasadnione, gdy strony nie są skore do jakichkolwiek ustępstw. Są i takie sytuacje, gdy od razu wiadomo, że nie pozostaje nic innego niż sąd. Biznes to ludzie a co za tym idzie zawarcie ugody staje się niekiedy, jakby to ująć, niemożliwe ze względów pozaprawnych, czyli wtedy, gdy w grę zaczynają wchodzić emocje stron.

MP: Po jakim czasie przedawniają się niezapłacone faktury i jakie błędy mogą spowodować, że przedsiębiorca straci możliwość skutecznego dochodzenia pieniędzy?

JŚ: Podstawową i wyjściową zasadą jest to, że dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej termin przedawnienia wynosi trzy lata. Jednak od każdej, tak i od tej zasady są liczne wyjątki. I tak na przykład roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się z upływem lat dwóch od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z treścią umowy miało być oddane. Ale za to roszczenia przysługujące przewoźnikowi przeciwko innym przewoźnikom, którzy uczestniczyli w przewozie przesyłki, przedawniają się z upływem sześciu miesięcy od dnia, w którym przewoźnik naprawił szkodę, albo od dnia, w którym wytoczono przeciwko niemu powództwo. Wyjątki można długo wyliczać. Warto konkretną sprawę skonsultować z prawnikiem, a działania zawsze podejmować bez zbędnej zwłoki.

MP: Czy częściowa zapłata, prośba o rozłożenie długu na raty albo wiadomość, w której kontrahent przyznaje, że jest winien pieniądze, ma znaczenie dla późniejszej windykacji?

JŚ: Częściowo już o tym wspomniałem mówiąc o ugodzie – która jako umowa pomiędzy dłużnikiem i wierzycielem, stanowi uznanie długu, nazywane uznaniem właściwym. W odróżnieniu od uznania niewłaściwego, które jest czynnością wyłącznie dłużnika. Wiadomość, w której dłużnik przyznaje, że jest winny pieniądze, wskaże w jakiej kwocie i z jakiego tytułu – będzie stanowiła uznanie długu. Prośba o rozłożenie długu na raty co do zasady również. Częściowa zapłata jest uznaniem długu wyłącznie w tej części, która została zapłacona – w większym zakresie nie. Uznanie długu ma znaczenie dla windykacji, ponieważ przerywa termin przedawnienia. A gdy sprawa trafi do sądu – ułatwia postępowanie – sam dłużnik przyznaje, że jest dłużnikiem.

MP: Jakie koszty, odsetki i rekompensaty przedsiębiorca może doliczyć do niezapłaconej faktury?

JŚ: Jeżeli strony w umowie nie uregulowały wysokości odsetek, które będą należne w przypadku opóźnienia w zapłacie, należne będą odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Są to odsetki o wyższej stopie niż odsetki ustawowe za opóźnienie. Fakt ten uzasadnia się tym, że od podmiotów gospodarczych wymagać się powinno więcej ze względu na ich profesjonalny charakter. Strony umówić się mogą na dowolną stopę odsetek, ale nie więcej niż odeski maksymalne określone w art. 481 §2¹ kodeksu cywilnego. Pamiętać należy, że brak płatności np. za fakturę można usankcjonować wyłączenie odsetkami. Wydatki związane z dochodzeniem opóźnionej zapłaty pozwala chociaż częściowo pokryć instytucja rekompensaty za koszty odzyskiwania należności wprowadzona ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Zgodnie z nią w zależności od kwoty należności, wierzycielowi, bez wezwania, należy się kwota równa odpowiednio 40, 70 lub 100 euro. Co ważne – kwota ta należy się od każdej opóźnionej faktury. Jest to forma pewnego rodzaju zryczałtowanego odszkodowania, co jednak nie pozbawia możliwości dochodzenia dalszych roszczeń w tym zakresie. Szczegóły, między innymi sposób obliczenia kursu euro, określa ustawa.

MP: Co zrobić, jeśli dłużnik twierdzi, że nie ma pieniędzy, przepisuje majątek albo zaczyna zamykać działalność?

JŚ: Każda z tych kwestii to temat na spore opracowanie. Jeśli dłużnik twierdzi, że nie ma majątku to najlepsze narzędzia i możliwości do weryfikacji tych twierdzeń posiada komornik sądowy. Mimo tego, zjawisko uciekania z majątkiem występuje, występowało i będzie występować. Wspomniane przepisywanie majątku może spotkać skuteczną kontrakcję wierzyciela – mowa o skardze pauliańskiej, czyli pozwu o uznanie danej czynności prawnej za bezskuteczną w stosunku do wierzyciela. To też temat na spore opracowanie. W kwestii zaś zamknięcia działalności, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą odpowiada swoim majątkiem za zobowiązania zaciągnięte w związku z działalnością gospodarczą także po jej zakończeniu. Zamknięcie działalności w zasadzie nie zmienia sytuacji tej osoby. Co do spółek, likwidacja spółki otwiera drogę do odpowiedzialności wspólników lub członków zarządu w zależności od rodzaju spółki.

MP: Czy można odzyskać należność od członka zarządu spółki, jeżeli sama spółka nie ma już majątku?

JŚ: W przypadku braku majątku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (podobnie jak przy jej zlikwidowaniu) otwiera się droga do odpowiedzialności jej członków zarządu. Dokładnie rzecz ujmując – jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, za zobowiązania spółki odpowiadają członkowie jej zarządu. Artykuł 299 kodeksu spółek handlowych – jeden, wcale nie najdłuższy, kryje za sobą ogrom orzecznictwa, komentarzy, a nawet i sporów doktrynalnych. Przede wszystkim jednak pozwala wierzycielowi wytoczyć powództwo o zapłatę przeciwko członkowi zarządu z tytułu roszczeń których nie uregulowała spółka. Mam tu na myśli również koszty sądowe, odsetki, koszty postępowania egzekucyjnego przeciwko spółce. Jeśli członek zarządu nie wykaże żadnej z okoliczności, która pozwalałaby mu uwolnić się od odpowiedzialności (np. to, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości) to taki proces przegra i będzie zobowiązany do zapłaty.

MP: Kiedy skierowanie sprawy do komornika ma sens i co może zrobić wierzyciel, jeśli egzekucja komornicza okaże się bezskuteczna?

JŚ: Jak wspomniałem – to komornik sądowy ma najlepsze narzędzia do weryfikacji majątku dłużnika. Skierowanie sprawy do postępowania egzekucyjnego co do zasady ma więc sens. Są jednak sytuacje, gdy wszczęcie postępowania egzekucyjnego może być bezcelowe. Pomocny do weryfikacji może być publiczny i darmowy rejestr – Krajowy Rejestr Zadłużonych. Weryfikacja następuje po KRS, PESEL lub NIP. W rejestrze odnotowuje się egzekucje umorzone wobec bezskuteczności. Jeśli w rejestrze odnotowanych jest kilkanaście umorzonych egzekucji – prawdopodobieństwo, że nasza egzekucja będzie skuteczna spada do zera. Należy również pamiętać o przeszkodach formalnych jak upadłość czy likwidacja, kiedy brak jest możliwości wszczęcia postępowania. Bezskuteczność egzekucji, stwierdzona postanowieniem komornika nie musi kończyć sprawy, ponieważ np. otwiera drogę do złożenia do sądu wniosku o nakazanie dłużnikowi złożenia wykazu majątku – odsyłam tu do art. 913 §1 kodeksu postępowania cywilnego. Jeśli wierzyciel uzna za stosowne, można wszcząć egzekucje ponownie za jakiś czas – tu jednak proponuję nie później niż za trzy lata, by nie dopuścić do przedawnienia odsetek. A chcąc sprawę zakończyć – uzyskanie postanowienia o umorzeniu egzekucji wobec bezskuteczności pozwala dokonać stosownych rozliczeń księgowych. Podkreślam jedną rzecz. Jeżeli dłużnik naprawdę nie ma majątku to żadne czynności i żadne działania wierzyciela niestety nie doprowadzą do odzyskania należności. Trzeba to mieć na uwadze planując ewentualne dalsze działania.

MP: Jakich błędów najczęściej dopuszczają się przedsiębiorcy przy dochodzeniu należności i które z nich w praktyce najbardziej zmniejszają szanse na odzyskanie pieniędzy?

JŚ: Trochę już była o tym mowa. Podkreślę znów: dobrze sporządzona i zabezpieczona umowa, prawidłowo kompletowana dokumentacja ułatwia późniejsze dochodzenie należności – jeśli do takiej konieczności dojdzie. A gdy pojawią się pierwsze wątpliwości co do kontrahenta – proszę nie zwlekać i działać. Wpierw polubownie. Gdy to zawiedzie, znów proszę nie zwlekać i działać na drodze sądowej by nie dopuścić do przedawnienia.