Bez ogłoszeń w monitorze sądowym

Nowela usuwa obowiązek publikowania wpisów z KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Wprowadza też zasadę, że dzień dokonania wpisu w rejestrze jest jednocześnie dniem, od którego liczą się jego skutki. Zmianę chwalą prawnicy, z którymi rozmawiał DGP.

– Publikacja niektórych ogłoszeń, zwłaszcza informacji o złożeniu sprawozdań finansowych, była pewnym archaizmem. Zniesienie tego obowiązku obniży koszty funkcjonowania państwa i zmniejszy liczbę uciążliwych formalności administracyjnych. W dobie powszechnego dostępu do danych z KRS publikacja niektórych wpisów była w zasadzie zbędna – mówi Rafał Roszkowski, adwokat w GKR Legal.

Podobnie uważa Krzysztof Łyszyk, radca prawny i partner w LWW Łyszyk Wesołowski i Wspólnicy sp.k. Jego zdaniem korzyści odniosą nie tylko finanse państwa, ale też sami przedsiębiorcy.

– Automatyczna publikacja każdej zmiany w KRS wiązała się z obowiązkiem wniesienia opłaty w wysokości 100 zł. Dzięki noweli koszty ponoszone przez przedsiębiorców przy rejestracji zmian, np. przy zmianach w zarządzie, będą niższe – dodaje prawnik.

Gorsza ochrona danych

Duże kontrowersje budzi natomiast zmiana, która pozwala podmiotom publicznym (m.in. urzędom, sądom) czy innym instytucjom realizującym zadania publiczne korzystać z danych z KRS przez sieć (API). Dzięki temu nie będą już musiały za każdym razem prosić o tradycyjny odpis czy zaświadczenie.

Aby skorzystać z takiego dostępu, urząd czy sąd musi wystąpić do Ministerstwa Sprawiedliwości o zgodę. Wniosek ma zawierać oświadczenie, że instytucja korzysta z systemów pozwalających sprawdzić, kto i jakie dane pobiera oraz kiedy, a także że wprowadzono odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne chroniące pobierane informacje. Wnioskodawca musi też zapewnić, że będzie korzystał z danych wyłącznie zgodnie z ustawą o KRS i że właściwie je zabezpieczy (art. 4 ust. 4g ustawy o KRS).

Ministerstwo Sprawiedliwości będzie sprawdzać, czy dany podmiot spełnia wymagania techniczne i czy potrzebuje dostępu do danych KRS w ramach swoich zadań. To ma zapobiegać niekontrolowanemu lub nieuzasadnionemu korzystaniu z informacji. MS może też odmówić takiego dostępu. Nowe przepisy przewidują też kary dla tych, którzy próbują pobierać dane z KRS przez sieć bez odpowiedniego uprawnienia. Grozi za to grzywna, ograniczenie wolności albo dwa lata więzienia.

Zdaniem ekspertów zabezpieczenia nie są wystarczające.

– Z jednej strony obowiązki te, zwłaszcza dotyczące wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń, wynikają bezpośrednio z RODO i każdy administrator danych odpowiada za ich realizację. Z drugiej strony nasuwa się pytanie, po co ustawodawca wymaga składania takich oświadczeń? Czy chodzi o weryfikację stanu faktycznego po stronie wnioskodawcy? Jeśli tak, to nie powinno to mieć formy oświadczenia, bo samo w sobie niczego nie sprawdza – jedynie potwierdza, że ktoś je złożył – komentuje Paweł Litwiński, adwokat i partner w Barta Litwiński Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów.

Tymczasem np. w ustawie o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 274 ze zm.)dane z rejestru PESEL i rejestru mieszkańców udostępnia się za pomocą urządzeń teletransmisji danych podmiotom, które spełnią łącznie określone warunki.

– Różnica polega na tym, że w przypadku bazy PESEL nie wymaga się składania oświadczeń, lecz faktycznego spełnienia określonych warunków. Co najważniejsze, dostęp do danych za pomocą urządzeń teletransmisji jest odmawiany, jeśli te warunki nie zostaną spełnione – wyjaśnia mec. Paweł Litwiński.

Zdaniem prawnika, w przypadku KRS standardy ochrony danych dla podmiotów publicznych są niższe niż w przypadku innych rejestrów, np. PESEL. – Jasne, KRS jest jawny, a PESEL nie, ale to nie znaczy, że dane w KRS nie wymagają ochrony. Dane osobowe pozostają danymi osobowymi – podkreśla.

Rejestracja w KRS tylko online

Od momentu wejścia w życie nowelizacji gminy nie muszą już udostępniać w swoich urzędach papierowych formularzy wniosków do KRS o rejestrację spółek jawnych oraz udzielać informacji o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o właściwości miejscowej sądów rejestrowych. Wymóg składania wniosków dotyczących spółek jawnych przez internet w systemie teleinformatycznym obowiązuje zaś od 1 lipca 2021 r.

Nowelizacja wprowadziła także pełną digitalizację postępowań dla podmiotów ujawnianych w rejestrze stowarzyszeń. Dotychczas możliwe było składanie wniosków również w formie papierowej, co nierzadko prowadziło do komplikacji, zwłaszcza braków formalnych skutkujących zwrotem wniosku. Ujednolicenie formy i przeniesienie całej procedury do systemu teleinformatycznego powinno znacząco poprawić jakość składanych dokumentów i zmniejszyć liczbę błędów. Ta zmiana wejdzie w życie jednak dopiero 1 kwietnia 2027 r.

– Pozytywnie oceniam pełną elektronizację akt w rejestrze stowarzyszeń i fundacji oraz uporządkowanie zasad dostępu do danych przez API. To oznacza jednoznaczny kierunek: odchodzimy od papieru i rozproszonych procedur, zmierzając do spójnego, cyfrowego obiegu dokumentów. Dla profesjonalnych pełnomocników to realna oszczędność czasu i zmniejszenie ryzyka błędów wynikających z formalizmów technicznych. Sprawi to także, że instytucje publiczne przestaną pytać przedsiębiorców o informacje, które i tak mają w systemie – komentuje Marcin Malinowski, adwokat w Gardocki i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni.

Cyfryzacja rodzi też problemy

Wśród prawników pojawiają się obawy, że coraz większe uzależnienie od systemów teleinformatycznych może się skończyć problemami.

– Użytkownicy portalu rejestrów sądowych wiedzą z własnego doświadczenia, że awarie i przerwy w działaniu zdarzają się kilka razy w roku i potrafią ciągnąć się całymi dniami. Pozostaje więc liczyć, że pełna cyfryzacja nie przeciąży rządowych systemów do tego stopnia, że dostęp do usług publicznych jeszcze się pogorszy – komentuje mec. Łyszyk.

Jak tłumaczy, teoretycznie nowelizacja ustawy o KRS ma przynieść sporo korzyści i administracji, i przedsiębiorcom. Likwiduje kilka przestarzałych elementów systemu, co samo w sobie jest pozytywne. Nie można jednak ignorować ryzyka, zwłaszcza jeśli chodzi o przejrzystość działania rejestru i ochronę danych osobowych. W praktyce to nie ustawa na papierze, ale jakość technicznego wdrożenia i organizacji zdecyduje o tym, czy obywatele faktycznie zyskają większe zaufanie do rejestru.

Etap legislacyjny

Ustawa weszła w życie